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Entlassung heißt nicht Entlastung

Von Dr. Oliver Everling | 21.April 2022

Die Entlassung ist normalerweise das Ende des Personalmanagements eines Mitarbeiters, aber nicht unbedingt das Ende des Lebenszyklus der persönlichen Informationen („PI“) eines Mitarbeiters. Die Entlassung bedeutet nicht die Entlastung des Arbeitgebers von seinen Pflichten mit Blick auf den Datenschutz. Im Austrittsprozess oder sogar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber möglicherweise noch die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers verarbeiten.

Ying Wang, James Gong und Susie Wang, alle bei Bird & Bird, beschreiben in ihrem Artikel in ihrer Reihe zum Schutz von Arbeitnehmerdaten die typischen Probleme bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, mit denen Arbeitgeber während und nach Beendigung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses konfrontiert sein können.

Gemäß Artikel 19 des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (das „PIPL“) ist die Aufbewahrungsfrist von PI die Mindestdauer, die zum Erreichen des Verarbeitungszwecks erforderlich ist, sofern keine Gesetze oder Verwaltungsvorschriften etwas anderes vorschreiben.

Da es mehrere Zwecke für die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten geben kann, gibt es in der Praxis keinen einheitlichen Standard für die erforderliche Mindestspeicherdauer. Bevor die offiziellen Richtlinien oder Durchführungsbestimmungen herausgegeben werden, sollten Arbeitgeber klare und detaillierte Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten so weit wie möglich vor der Verarbeitung identifizieren, um die Mindestaufbewahrungsfrist festzulegen, fordern die Autoren.

Neben dem PIPL gibt es mehrere Gesetze und Verwaltungsvorschriften, die die Aufbewahrungsfrist bestimmter Personaldaten vorschreiben. Beispielsweise sollten gemäß Artikel 50 des Arbeitsvertragsgesetzes der VR China die Arbeitsverträge eines Mitarbeiters mindestens 2 Jahre nach Beendigung des Vertrags aufbewahrt werden; und gemäß Artikel 6 der vorläufigen Bestimmungen zur Zahlung von Löhnen sollte die Gehaltsabrechnung mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt werden.

Insbesondere die von der National Archives Administration im Jahr 2012 herausgegebenen Bestimmungen über den Umfang der Sammlung und Aufbewahrungsfrist in Unternehmen zur Archivierung von Dokumenten (die „Bestimmungen“) sehen auch eine Aufbewahrungsfrist für bestimmte Beschäftigungsdokumente vor.

Im Austrittsprozess oder sogar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber möglicherweise noch die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers verarbeiten.

Ying Wang, James Gong und Susie Wang geben dafür konkrete Beispiele: Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern sind dauerhaft aufzubewahren, und disziplinarische Verwarnungen von Mitarbeitern sind 30 Jahre nach ihrer Ausstellung aufzubewahren.

Diese Bestimmung stammt aus der Zeit vor PIPL und scheint im Widerspruch zu der von PIPL bereitgestellten „erforderlichen Mindestfrist“ zu stehen, merken die Autoren an. Da die Bestimmungen jedoch immer noch in Kraft sind, empfiehlt Bird & Bird den Arbeitgebern, sie einzuhalten, bis weitere Auslegungen oder detaillierte Vorschriften für die Umsetzung etwas anderes vorsehen: „Wir schlagen vor, dass Arbeitgeber die Mitarbeiter über die Aufbewahrungsfrist relevanter personenbezogener Daten in der Datenschutzrichtlinie oder -mitteilung informieren.“ Die Rechtsentwicklung werde Bird & Bird genau beobachten und Mandanten auf dem Laufenden halten.

Art. 47 des PIPL verpflichtet den Arbeitgeber zur Löschung der personenbezogenen Daten eines Arbeitnehmers, wenn der Verarbeitungszweck erreicht wurde oder nicht erreicht werden kann oder die PI zur Erreichung des Verarbeitungszwecks nicht mehr erforderlich ist. Dies gilt nach Angaben von Ying Wang, James Gong und Susie Wang zum Beispiel, wenn der Arbeitgeber die Methode der Anwesenheitskontrolle von Gesichtserkennung auf Schlüsselkarte umstellt. Das Gesicht des Mitarbeiters ist zur Erkennung dann nicht mehr erforderlich, und der Arbeitgeber sollte daher alle zugehörigen personenbezogenen Daten löschen.

Wenn der PI-Verarbeiter die Bereitstellung des betreffenden Produkts oder der betreffenden Dienstleistung einstellt oder die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, der Arbeitgeber beispielsweise den Abschluss einer Zusatzkrankenversicherung für Arbeitnehmer einstellt oder die zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern zu diesem Zweck vereinbarte Aufbewahrungsfrist abläuft, wird der Arbeitgeber die zuvor für den Abschluss einer Krankenzusatzversicherung gesammelten PI des Arbeitnehmers löschen.

Wenn die Einwilligung zur Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vom Arbeitnehmer widerrufen wird, also beispielsweise ein Arbeitnehmer seine Einwilligung zur Gesichtserkennung für die Anwesenheitsüberwachung widerruft, sollte der Arbeitgeber die Gesichtsinformationen löschen. Ying Wang, James Gong und Susie Wang berichten über weitere Anwendungsfälle.

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